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传媒公司印章管理的风险 老板没想到员工竟然会怎么做

2022-05-29

传媒公司印章管理现状:随着公司规模的扩大和业务的增长,“用章难”、“管章难”和“验章难”开始逐渐显露出来,对传统实体印章的管理模式形成了挑战。机构管理者迫切需要将用印集中控制,规避风险。

2、【用印审批】 用印审批形式化,盖后再审批,或直接不审批现象屡禁不止,印章管理制度无法起到约束和风险控制作用;

3、【用印记录】 用印记录简单,无用印台帐,无法准确备案用印文件内容,遇到偷盖、私盖印章而引发的法律纠纷无法准确有效找到责任人;

4、【异地用印】 异地用印成本高,风险大,时间周期长,并且因为盖章信息不能实时接受与传输,易发生先盖章后审批情况,文件盖章后在审批,风险隐患大;

据介绍,今年7月初,派出所接到辖区某传媒公司负责人报警称,有人拿着盖有公司印章的欠条来要钱,但自己和公司从未对外签署过任何的借贷协议合同,民警迅速介入调查,最终将偷盖公司印章的英某抓获。

原来,今年4月英某向朋友刘某借的20万元一时无法偿还。面对刘某的催债,英某决定想办法“拖一拖”,利用职务之便伪造了一张传媒公司欠他40万元的欠条,随后在上面加盖了公章,并将该欠条押给刘某,承诺3个月后一收回40万元欠款就把钱还给刘某。

3个月过去了,英某依旧还是没有还钱,刘某决定自己拿着欠条到该传媒公司进行“讨债”,至此英某伪造欠条与偷盖印章事情就此暴露。

上述案例当中,英某能够利用职务之便伪造欠条和私盖公章而不被发现,可见公司内部印章管理缺乏审核与监督机制,并为此埋下了风险隐患,最终导致了以上结果。

1、传统实体印章难统一,可通过互联网管理软件APP结合智能设备的方式对实体印章进行统一管理;

2、思格特智能印章系统将实体印章安装至智能设备当中,每次用章都必须通过设备提交用印申请,获得授权后才可盖章,否则不可使用印章;即便遇到公章外带使用情况,也不担心印章被携带外出发生私盖、偷盖行为;

3、提交申请后,手机APP接收到申请信息,通过智能设备当中摄像模块查看盖章文件真实性、合规性,确认无误之后即可授权设备对文件进行盖章,统一用章审批流程;

4、文件盖章完成后,设备自动重新对文件进行拍照,随后将用印人、审批人、时间、地点以及文件的图像资料上传服务器进行保存,保障前后用印信息一致并自动生成用印台账;